Informationspflicht

Kontaktdaten für alle Betroffenengruppen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DS-GVO)

Virtual Forge GmbH
Speyerer Str. 6
69115 Heidelberg
E-Mail: contact@virtualforge.com

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)

ENSECUR GmbH
Amalienstr. 24
76133 Karlsruhe
Persönlich verantwortlich: Herr Thorsten Jordan
E-Mail: dsb-vf@ensecur.de

 

Informationspflicht für Kunden

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)
•    Abwicklung von Kundenanfragen und -aufträgen (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)
•    Abrechnung mit Kostenträgern (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)
•    Durchführung von Marketingmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)
•    Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
•    Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft
•    Verhinderung von Straftaten
•    Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)
Werbeagentur, IT-Dienstleister, Lieferanten, Krankenkassen, Abrechnungsdienstleister

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)
Es erfolgt keine Übermittlung in ein Drittland.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)
In der Regel 10 Jahre bzw. bei Widerruf eines Kunden.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)
Als Betroffene/r habe Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegeben Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. 

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)
Als Betroffene/r könne sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)
Die erhobenen Daten sind für den Abschluss des Kaufvertrags erforderlich. Daten für Marketingzwecke werden freiwillig bereitgestellt.

 

Informationspflicht für Interessenten/Kunden

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)
•    Abwicklung und Bearbeitung von Interessentenanfragen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO*)
•    Sanktionslistenprüfungen (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO i. V. m. Verordnung (EG) Nr. 2580/2001 gegen sonstige terrorverdächtige Personen und Organisationen und Verordnung (EG) Nr. 881/2002 gegen Osama bin Laden, Al-Qaida und die Taliban)
•    Angebotserstellung für Interessenten (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO*)
•    Abschluss von Kaufverträgen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO*)
•    Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)
•    Unterstützung betrieblicher Prozesse durch Dienstleister (Art. 28 DS-GVO)
•    Auftragsabwicklung und Lieferung (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)
•    Abwicklung von Reklamationen (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)

*Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)
•    Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
•    Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft
•    Verhinderung von Straftaten
•    Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)
Behörden, Banken, Wirtschaftsprüfer, Softwarehersteller, verbundene Unternehmen

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)
Es erfolgt keine Übermittlung von Daten in Drittländer.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)
Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel innerhalb von zehn Jahren nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. auch früher, wenn aus einem Interessenten kein Kunde wird.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)
Als Betroffene/r habe Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. 

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)
Als Betroffene/r könne sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)
Die erhobenen Daten sind für die Bearbeitung von Interessentenanfragen, zur Angebotserstellung, Abschluss von Kaufverträgen bzw. Durchführung des Geschäftsbetriebs erforderlich.

 

Informationspflicht für Bewerber

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)
Abwicklung von Bewerbungen/eRecruiting (§ 26 Abs. 1 BDSG-neu)
Aufnahme in einen Bewerberpool für eine spätere Kontaktierung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)
Nicht zutreffend.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)
Bsp.: Personaldienstleister, Lohnbüro, Anbieter des softwaregestützten Bewerberportals

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)
Es erfolgt keine Übermittlung in ein Drittland.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)
Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses unter Berücksichtigung von § 61b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG. Im Falle einer Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt die Löschung nach Ablauf von 2 Jahren, wenn keine passende Stelle angeboten werden kann.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. 

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)
Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)
Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)
Die erhobenen Daten sind für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Bei Nicht-Bereitstellung ist eine Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht möglich.

 

Informationspflicht für Dienstleister & Lieferanten

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)
•    Einkauf und Abwicklung von Unterstützungsdienstleistungen zur Erfüllung unternehmerischer Zwecke (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO*)
•    Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)
•    Zusendung Informationsmaterialien (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

*Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)
•    Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
•    Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft
•    Verhinderung von Straftaten
•    Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)
Behörden, Banken, Wirtschaftsprüfer

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)
Es erfolgt keine Übermittlung von Daten in Drittländer.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)
Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel innerhalb von zehn Jahren nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit nicht in Ausnahmefällen eine längere gesetzliche Speicherdauer besteht bzw. bei Widerruf eines Beschäftigten.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)
Als Betroffener habe Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegeben Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. 

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)
Als Betroffene/r könne sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)
Die erhobenen Daten sind für den Abschluss und die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Gemeinsame Verarbeitung

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe arbeiten wir in enger Kooperation mit der Onapsis Inc., 60 State Street - 10th Floor, Boston, MA 02109 USA und der Onapsis SRL, Guevara 93, Chacarita, CABA, C1427BRC Buenos Aires City, Argentina. Insbesondere teilen wir zur effizienten und kostensparenden Verwaltung und Durchführung unserer unternehmensgruppeninternen Prozesse gewisse Teile unserer IT-Infrastruktur wie bspw. unsere Kundendatenbank und unseren E-Mail Server. Es kann daher sein, dass die jeweils anderen Gesellschaften in diesem Zusammenhang Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies geschieht vor allem zu den Zwecken der technischen Administration, des Supports sowie zur Sicherstellung der Integrität unserer informationstechnischen Systeme sowie im Falle von Kundendaten zur gemeinsamen Verwaltung der Kundenkontakte und Finanzdaten. Die hierfür erforderlichen Verarbeitungen erfolgen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), welche in den oben beschriebenen Zwecken liegen.

Dies führt jedoch zu keinerlei Nachteil für Sie. Wir haben mit den jeweils anderen Gesellschaften einen Vertrag zur gemeinsamen Verarbeitung nach Art. 26 DSGVO abgeschlossen. Sie können sich zur Geltendmachung Ihrer oben genannten Betroffenenrechte an jedes unserer Unternehmen wenden, wobei wir es bevorzugen würden, wenn Sie sich an uns als Ihren Ansprechpartner richten. Die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten, insbesondere der Informationspflichten an unsere Kunden, wird hierbei in erster Linie durch uns gewährleistet.

Sowohl Onapsis Inc. als auch Onapsis SRL sitzen in Drittländern außerhalb der Europäischen Union. Es ist jedoch in beiden Fällen ein angemessenes Schutzniveau bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet. Argentinien ist durch einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission als ein Drittland mit angemessenem Schutzniveau anerkannt. Die Onapsis Inc. ist unter dem EU-US-Privacy Shield zertifiziert, so dass auch hier ein von der Kommission als angemessen anerkanntes Schutzniveau bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten besteht.

Mehr Informationen zu dem Datenschutz bei Onapsis Inc. finden Sie unter https://www.onapsis.com/privacy-policy